Spring til indhold

Derfor bør du overveje digital arkivering til din arkivering

  • af

Nu til dags har ens arbejdsgange en stor betydning på, hvordan man udfører arbejdet. Mange arbejdspladser har af adskillige årsager fokus på at gøre deres arbejdsprocesser mere effektive. Men hvorfor giver det god mening at procesoptimere ens arbejdsgange, selvom om at de virker?

 

Flere måder at gøre tingene på

For mange virksomheder såvel som organisationer og foreninger er forbedring af de daglige arbejdsgange en af de punkter som typisk ligger højt på dagsordenen. Den bagvedliggende natur af de pågældende arbejdsprocesser og selve motiverne bag kan være talrige.

Typiske motiver hos virksomheder

Eksempelvis er der mange virksomheder der ønsker at gøre deres nuværende processer bedre, da det ikke alene kan styrke deres konkurrencedygtighed, men også være med til at gøre deres tid og resurse forbrug betydelig bedre. Dette kan til gengæld gøre, at de resurser, tid og kræfter som de normalt ville bruge på en given aktivitet, nu vil blive overført til en anden og mere værdiskabende aktiviteter.

Typiske motiver hos organisationer og foreninger

Når det kommer til foreninger og organisationer kan motiverne være noget anderledes, end dem hos virksomheder, hvilket kan skyldes, at de ikke er nødsaget til at skabe deres egne indtjeningskilder.

Der kan her være et behov for at gøre tingene bedre på baggrund af at mindske resursespild, eller bruge tiden på mere værdiskabende aktiviteter. Det kan være at begrænse den brugte tid på manuelt tunge arbejdsopgaver og lignende.

Et fælles eksempel for både virksomheder og organisationer, kan blandt andet være at mindske brugen af tid på fysisk arkivering, og i stedet for gå hen over til digital arkivering.

 

Men hvorfor digital arkivering fremfor normal?

For mange personer kan arkivering være en arbejdsproces, der er forbundet med tidsspild og tungt manuelt arbejde. Ikke alene skal du sørge for, at du finder det sted, hvor det pågældende arkivskab befinder sig, men du skal også det rigtige arkivskab, hertil sortere den efter den rigtige orden.

Har du mange arkiver, som du skal arkivere, kan det hurtigt gå hen og blive et tungt og ineffektivt stykke arbejde.

Endvidere forudsætter arkivskabe også krav til fysisk opbevaring, hvilket kan tage pladsen hos jer, men yderligere sætte krav til opbevaringsforholdene. Der kan her være tale om at arkivskabene opbevares et sted, hvor de ikke er udsat for fugt, vand, brand, tyveri/indbrud og lignede.

Digital arkivering til undsætning

Digital arkivering kan her være en betydelig hjælp, når det kommer til at effektiviserer arbejdsgangene. Selvom at du ikke fuldstændigt slipper for lidt manuelt arbejde, kan du nyde gavn af at mange af processerne er automatiseret. Det betyder, at du kan bruge mindre tid på selve arkivering og derimod mere tid på værdiskabende aktiviteter.

Med digital arkivering slipper du for:

  • Fysisk plads
  • Bekymringer for opbevarings omstændighederne
  • Minimalt fysisk arbejde
  • Tidskrævende sortering
  • Fysiske farehændelser